Wer in einer Hochschule, Universität oder Forschungseinrichtung tätig ist, stößt früher oder später auf den Begriff „Trennungsrechnung“. Doch was genau bedeutet dies? Gerade für Mitarbeitende, die neu im Bereich Verwaltung, Finanzen oder Drittmittelmanagement sind, ist ein klares Verständnis der Trennungsrechnung unverzichtbar.

Definition: Was genau ist eine Trennungsrechnung?

Eine Trennungsrechnung bezeichnet die klare buchhalterische und organisatorische Abgrenzung wirtschaftlicher Tätigkeiten von nicht-wirtschaftlichen (meist hoheitlichen oder öffentlich geförderten) Aktivitäten an Hochschulen und Forschungseinrichtungen. Hintergrund hierfür sind die Vorgaben des EU-Beihilfenrechts, das verhindern will, dass öffentliche Mittel unerlaubt wirtschaftliche Aktivitäten subventionieren und so den Wettbewerb verzerren.

Warum gibt es die Trennungsrechnung?

Hochschulen und Forschungseinrichtungen erhalten öffentliche Mittel für Aufgaben wie Lehre, Grundlagenforschung oder öffentlich finanzierte Forschungsprojekte. Wenn Einrichtungen aber zusätzlich wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben, etwa in Form von Auftragsforschung für Unternehmen, entstehen potenzielle Konflikte mit dem Wettbewerbs- und Beihilfenrecht. Um Transparenz zu gewährleisten und rechtliche Risiken zu vermeiden, fordert die Europäische Union eine klare Trennung dieser Tätigkeiten und ihrer jeweiligen Finanzierungsquellen.

Was wird durch die Trennungsrechnung getrennt?

Die Trennungsrechnung betrifft insbesondere:

• Wirtschaftliche Tätigkeiten: Auftragsforschung, entgeltliche Beratungen, Labordienstleistungen oder Vermietungen von Räumlichkeiten an externe Unternehmen.
• Nicht-wirtschaftliche Tätigkeiten: Grundlagenforschung, öffentlich geförderte Projekte, Lehrtätigkeit und andere hoheitliche Aufgaben, die nicht marktorientiert sind.

Zentral ist dabei die korrekte und transparente Zurechnung aller Kosten, etwa für Personal, Infrastruktur und Sachmittel, zu den jeweiligen Tätigkeiten.

Rechtliche Anforderungen an eine Trennungsrechnung

Eine rechtskonforme Trennungsrechnung setzt insbesondere voraus:

• Buchhalterische Trennung: Getrennte Konten oder Kostenstellen für wirtschaftliche und nicht-wirtschaftliche Tätigkeiten.
• Funktionale und organisatorische Trennung: Klare organisatorische Abläufe und Verantwortlichkeiten zur eindeutigen Abgrenzung der Tätigkeitsfelder.
• Dokumentation und Nachweis: Alle Zuordnungen und Kostenschlüssel müssen nachvollziehbar dokumentiert werden, beispielsweise durch Zeiterfassungssysteme oder Nutzungstagebücher für gemeinsam genutzte Infrastruktur.

Herausforderungen bei der Umsetzung der Trennungsrechnung

In der Praxis ergeben sich häufig folgende Herausforderungen:

• Gemeinsame Nutzung von Ressourcen: Oft nutzen wirtschaftliche und nicht-wirtschaftliche Tätigkeiten dieselben Ressourcen (z.B. Labore, Personal), was eine genaue und plausible Kostenzuordnung erschwert.
• Komplexität der Abrechnung: Mitarbeitende müssen spezifische Kenntnisse über Beihilfenrecht und Rechnungslegung besitzen, um Fehler zu vermeiden, die bei Prüfungen zu Rückforderungen von Fördermitteln führen könnten.
• Regelmäßige Überprüfung der Kostenaufteilung: Institutionen müssen regelmäßig kontrollieren, ob ihre Kostenzuordnung den aktuellen Gegebenheiten entspricht und transparent begründet werden kann.

Bedeutung der Trennungsrechnung für Einrichtungen und Mitarbeitende

Eine korrekt geführte Trennungsrechnung sichert die rechtliche Compliance einer Hochschule oder Forschungseinrichtung und schützt sie vor finanziellen Risiken. Gleichzeitig erhöht sie die Transparenz und das Verständnis der tatsächlichen Kostenstrukturen innerhalb der Organisation.

Für Mitarbeitende bedeutet dies, dass sie fundierte Kenntnisse im Umgang mit Trennungsrechnungen erwerben sollten, um souverän mit den Anforderungen des EU-Beihilfenrechts umgehen zu können. Dies hilft, die administrativen Herausforderungen der Trennungsrechnung nicht als Belastung, sondern als wichtigen Bestandteil verantwortungsvoller Finanzverwaltung und nachhaltiger Forschungspraxis zu betrachten.

Fazit: Die Trennungsrechnung als Mittel zur Transparenz

Die Trennungsrechnung ist mehr als nur ein bürokratisches Erfordernis: Sie bietet die Chance, finanzielle Abläufe klar und nachvollziehbar zu gestalten. Wer sich frühzeitig mit den Grundlagen und rechtlichen Anforderungen vertraut macht, trägt maßgeblich dazu bei, Risiken zu minimieren und optimale Bedingungen für Forschung und Innovation an der eigenen Einrichtung zu schaffen.

13. – 14. Oktober 2025, digital

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